どうもBUNです。前回、報告・連絡・相談の違いについて説明させていただきました。
今回は報告をうまく行うコツをお伝えします参考にしていただければと思います。
ホウレンソウの定義については前回を参照してください。
「http://blog.oplan.co.jp/archives/213」それを前提にお話します。
ビジネスのシチュエーションでどのように使えば、良いのかコツを３つに分けてお伝えします。
1.行う報告の目的を明確化しましょう！
報告とは相手に物事のあらましを伝える事ですが、伝えたい内容に５w３hを含めるのはもちろんの事、
ここでは相手に報告をする目的を明確にする事が重要です。具体的に目的は下記のように分ける事ができると考えます。
・結果（成功 or 失敗）
任された仕事、任された責務に関して、成功したか失敗した事を伝えることです。
通常は結果を述べた後、それまでに至った、経緯を説明した方が良いでしょう。
・状況・経過(うまくいっているか or いっていないか)
結果が出ているものではないが、結果を予測するための状況や経過を伝えることが目的です。
経過を述べた後、その経過による予測できる結果と、修正案が具体的に説明することができれば良いでしょう。
・謝辞（ありがとう or ごめんなさい）
失敗したことをお詫びしたい、申し訳ない気持ちを伝えたい。この後には続けて結果と経過を話し、
具体的改善策や、再発防止策について提案ができるように準備または相談をしていきましょう。
2.前提の共有を怠らない。（こそあど言葉を使わない）
何について報告をするのか、これから話す内容について相手と共有しなければ、相手は何について報告を
受けるのかわかりません。
例えば。
部長は部下を複数持ち、様々な資料作成を別々の部下にそれぞれ任せていたものとしましょう。
Aさん ：部長、この間の資料について報告したいことがあります。
部長 ：(おっ!部下Aに作成を命じた会議資料のことかな？) わかった。どうぞ。
Aさん ：資料の10ページに間違いがありました。修正した方がいいと思います。
部長 ：(会議資料２枚構成じゃなかったけ？) 何のことだ？２枚構成じゃないのか？
Aさん ：？（先週チェックをするよう命じられた、前任者Bさんが作成した社内マニュアルの件なのに２枚構成って何だ？）
これは報告の前提の説明不足によって引き起こされた会話の内容です。つまりAさんは部長が社内マニュアルの件について
説明をする必要がないと考えて前提を省き報告を行ったことになります。仮にAさんは部長が多忙であり、目を通す書類やタスクの量が多いことを踏まえ、部長に前提を共有して報告を行った場合、
Aさん ：部長、先週の水曜日チェックするように言われた社内マニュアルについて報告よろしいですか。
部長 ：(前任者Bさんに作成を命じた社内マニュアルでチェックをAさんにお願いしていたやつか) わかった。どうぞ。
Aさん ：資料の10ページ目の表１の担当者の内線番号に間違いがありました。いかがいたしましょう。
このようなやり取りであれば、話がスムーズに進みますね。
「自分が知っている前提は相手が知っているとは限らない」それを肝に銘じておきましょう。
前提がない報告は相手に対し不快感を与えますし、話が進みません。お互いに共通の認識が取れていたのならば、あれ、これ、それ、を用いて表現を短縮するのも良いかもしれません。
3.言い訳にならないように気をつける。
報告における最大の注意点は、気づかぬうちにただの言い訳になってしまうこと。
その原因としてあげられるのは、あらかた以下の通り、
・話す順番が前後逆転してしまう。
理想的な話の順番ですが、前提→結論→経緯→考察 の順番で話すことが良いです。
この順番がデタラメになるになってしまうと相手が結論を焦らされていると感じたり、
何を前提にしているのかわからなくなってしまう可能性が高いです。
・目的が明確化していない。
伝えなければいけないと感じていることの数が多いと陥りやすいです。
伝えたい内容が何なのかを、ひとつに絞って説明すれば、わかりやすいと思います。
・もし、たら、れば を多用している。
考察では仮定を用いて説明や推論をするが、前提や結果、経緯の説明にも仮定法で
話すと、事実が隠されてしまうことになります。つまり重要な部分をごまかしたような
話し方に捉えられ、要点を得ない内容を話しているように、聞き手に取られてしまうでしょう。
より良い報告は、欲張らず、前提を共有し結論から話し、相手の理解が追いつくように話しましょう。聞き手に優しい説明を心がけることが何よりのコツです。
皆さんのより良いビジネスをするための手助けになればと思います。
次回「日本語は報告に向いていない言語かもしれない」についてお話しできればと思います。